Een goede projectmanagementmethode is essentieel voor succesvolle ontwikkeltrajecten. Zowel bij het ontwikkelen van integraal modulaire productfamilies als bij reguliere system development projecten passen wij projectmanagement toe in nauwe samenwerking met onze klanten. Dit op een manier die het project optimaal ondersteunt, maar die flexibel genoeg is om met veranderingen in het project om te kunnen gaan. PRINCE2® en Agile zijn projectmanagementmethoden die wij gebruiken, maar liever nog combineren.

Projectmanagement

Bij Post en Dekker moet de projectmanagementmethodiek passen bij het project maar ook de organisatie en cultuur van onze klanten. Stakeholders en opdrachtgevers moeten voorzien worden van de juiste informatie over progress, planningen en budgetten. Tevens moet aan het projectteam de juiste handvatten geboden worden om efficiënt te kunnen opereren.

In het voorstadium van een project, bij een SmartScan of tijdens een haalbaarheidsonderzoek is een projectaanpak eenvoudig en redelijk abstract te visualiseren in een beperkt aantal opeenvolgende stappen.  De stappen zijn dan conform het V-model, de productontwikkelingsfasering (Orientatie & Definitie > Concept engineering > Basic engineering > Detail engineering > Realisatie > Implementatie) of passen als er iets verder uitgezoomd wordt in het stage-gate model.

Het v-model

Deze stappen maken het mogelijk een helder beeld te verschaffen van de weg naar het einddoel. In  het beginstadium is er een redelijke mate van detail nodig om goede inschattingen te kunnen doen en budgetten te kunnen aanvragen. Echter, hoe accurater projecten planningen en budgetten vooraf in kaart gebracht worden hoe groter de kans is dat er gaande weg afwijkingen op treden.

Door voortschrijdend inzicht; veranderen scope, risico’s, belangen en prioriteiten nog weleens. Ook vinden er iteraties plaats in een ontwikkelingstraject. Je kan nou eenmaal niet vooraf exact bedenken hoe een dynamisch ontwikkeltraject exact gaat verlopen. Het is van groot belang hier soepel en efficiënt mee om te kunnen gaan.

PRINCE2® waterval?

Traditionele gestructureerde ‘waterval’ methoden voorzien vaak onvoldoende in mogelijkheden om om te gaan met veranderingen in tijd, kosten en kwaliteit. Dit zijn vooraf vastgelegde pilaren zijn waarop de projecten zijn opgezet. Veranderingen beïnvloeden al snel één van deze factoren waardoor het project uitloopt, budgetten overschreden worden of gewoonweg niet het gewenste resultaat oplevert. Hierin is PRINCE2® juist het antwoord op deze traditionele waterval methoden. PRINCE2® biedt tal van tools gericht op verandering tijdens een project.

De volgende principes van PRINCE2® illustreren dit al duidelijk:

• Continued business justification: continu; dus ook als er veranderingen optreden
• Manage by stages: heldere Go/No-go momenten
• Manage by exception: managen op afwijkingen; kortom sturing is nodig bij veranderingen buiten de grenzen van gedelegeerde verantwoordelijkheid
• Focus on products: focus op definitie, kwaliteit en levering van de producten
• Tailor to suit the environment: de methode is te tailoren naar iedere omgeving en omvang van een project.

Het punt blijft dat tijdens de uitvoering van een complex system development project de fases nog steeds opvolgend zijn en lang duren. Als een productfamilie wordt ontwikkeld door alle modules in concept en vervolgens allemaal qua basic engineering te voltooien, om hierna door te gaan met detail engineering dan is dit ronduit niet efficient. Dit is erg ‘kop-staart’ en een issue tijdens de ontwikkeling van een module kan alles ophouden.

In principe moeten alle modules de productontwikkelingcyclus doorlopen en zou je de meest risicovolle zaken als eerste willen tackelen. Ook zou je meerdere zaken efficient parallel willen laten lopen. Een uitgebreid plan van aanpak om tientallen tot duizenden modules te ontwikkelen is wellicht te maken maar zal ook regelmatig onderhevig zijn aan wijzigingen en maakt het moeilijk om het overzicht en vertrouwen bij stakeholders en projectboard te blijven borgen.

Juist in de uitvoerende fase van dit soort system development projecten kan Agile meerwaarde bieden.

Agile en Scrum

De afgelopen decenia zijn nieuwe projectmanagement methoden vaak onstaan in IT/software omgevingen. PRINCE2® is van oorsprong een standaard die de Engelse overheid ontwikkelde en gebruikte voor haar IT-projecten. Agile is ontstaan o.b.v. een manifest dat door softwareontwikkelaars is opgesteld.  Onder Agile vallen een aantal frameworks waarvan Scrum, Kanban maar ook Lean de meest bekende voorbeelden zijn. Scrum is bijvoorbeeld niet hetzelfde als Agile, maar is één van de manieren om het Agile gedachtegoed toe te passen en dan met name gericht op workflow en teammanagement.

Lees hier meer over hoe wij Scrummen met onze opdrachtgevers. 

Het ontwikkelen van software is echter wel iets anders dan het integraal ontwikkelen van een machine of productfamilie. Agile is er bijvoorbeeld op gericht snel en continue werkende software op te leveren. Als je een machine ontwikkelt ligt dit natuurlijk anders. Er zijn milestones te definieren in de vorm van proof of concepts en natuurlijk prototypes en 0-series, maar geen werkende machine waar je op doorbouwt.

De noodzaak en meerwaarde om Agile integraal toe te passen in integrale mechanisch georienteerde ontwikkeltrajecten is er eigenlijk niet. Toch zijn er veel technieken en tools die hier meerwaarde kunnen hebben, waarvan dit de belangrijkste zijn:

• Iteratieve ontwikkeling: in iedere ontwikkeling zijn iteraties meer regel dan uitzondering.
• Planning in Sprints (Timeboxes): in de uitvoerende fases van en project.
• MoSCoW: requirement prioritisering voor taken maar ook productfuncties varianten en opties. Dit om deze te rangschikken naar belangrijkheid en in een de tijdslijn/ontwikkelroadmap.
• Daily stand-ups: voor continue focus en commitment binnen het projectteam.

Best of both worlds

PRINCE2® is zeker niet hopeloos verouderd maar nog steeds een actueel en schaalbaar projectmanagement raamwerk dat erg goed aan te passen is per organisatie, opdrachtgever of type project.

Agile methodieken zoals Scrum voegen veel flexibiliteit toe, kunnen efficiëntie vergroten en time-to-market verkorten. Scrum is prima in te passen in een PRINCE2® omgeving. De belangrijkste vereiste is begrip en acceptatie van deze methode.

Het is belangrijk om niet ’gegijzeld’ te worden door een bekende methode of vast stramien maar ook hier flexibel in te zijn. Veranderingen in ontwikkeltrajecten zijn regel, geen uitzondering. Het agile credo “Embrace the change” is tekenend. Het loont om Agile gedachtes tools en best practices te onderzoeken en te gebruiken.

Een keuze maken tussen PRINCE2® of Agile is dus niet nodig.

We hebben ruime ervaring met projectmanagement voor OEM'ers in de maakindustrie? Benieuwd naar onze organisatie of werkwijze. Download dan de whitepaper Creating new business for OEM.

TIP: Niet alleen wij registreren een grotere behoefte aan agile flexibiliteit in prince2 omgevingen sinds medio 2015 heeft Axelos (de ontwikkelaar en eigenaar van o.a. de Prince2 methodologie) een nieuw concept gelanceerd genaamd “Prince2 Agile”.  Het betreft hier aangepaste versie van Prince2 voor gebruik in Agile omgevingen zoals bijvoorbeeld Scrum.  Zie ook http://www.axelos.com/best-practice-solutions/prince2/prince2-agile