Bij Post en Dekker zijn wij vanwege het Coronavirus en de maatregelen tegen verdere verspreiding overgeschakeld op digitaal werken. Enkele collega’s werken op kantoor, maar de meeste collega’s werken vanuit huis. In een eerder blog vertelden wij over hoe wij omgaan met het Coronavirus, in dit artikel vertellen wij onze ervaringen met de omschakeling naar volledig digitaal werken.

Snelle omschakeling

Als System Developer werken wij al veel digitaal, maar nu moesten wij omschakelen naar volledig digitaal werken. Met communicatiemiddelen als de telefoon, e-mail, Skype, Whatsapp, Teamviewer en Microsoft Teams is het eenvoudig om contact met elkaar te houden. Hier hadden wij gelukkig al ervaring mee, het moest nu alleen op grote schaal worden toegepast.

Naast de technische aanpassingen was het voor collega’s ook even wennen aan een andere werkomgeving. De meeste collega’s werken vanuit huis, waar je niet even snel naar een collega stapt om te overleggen. Daarnaast kan ongestoord werken soms lastig zijn omdat scholen nog gesloten zijn. Inmiddels heeft iedereen zijn draai gevonden en is er een goede onderlinge samenwerking, hoe groot de fysieke afstand ook is.

Onze belangrijkste tips om goed thuis te werken

Bij Post en Dekker delen wij niet alleen graag onze kennis voor vraagstukken in de maakindustrie, maar ook onze ervaringen voor een goede digitale samenwerking. Wij hebben onze belangrijkste tips op een rij gezet:

Communiceer duidelijk, kort en krachtig
Juist nu je elkaar niet in levende lijve spreekt, is het belang van duidelijke communicatie nog groter. Het klinkt simpel, maar zorg dat je duidelijk en tegelijkertijd kort en krachtig communiceert. Houdt elkaar op de hoogte van vorderingen via onder andere meetings en e-mail, maar bedolf elkaar niet onder een berg informatie.

Zoek vooraf uit welke tools het beste werken
Digitaal samenwerken gaat met vallen en opstaan, maar je kan zorgen voor een zo goed mogelijke basis. Zoek vooraf uit welke tools het beste geschikt zijn voor jouw organisatie en rol deze vervolgens uit, zodat iedereen werkt met dezelfde tools. Dit voorkomt onnodig tijdsverlies als blijkt dat een tool ongeschikt is en iedereen een andere tool moet installeren. Uit onderzoek is gebleken dat een gemiddelde medewerker dagelijks ruim 20 minuten verspeelt aan worstelen met techniek op de werkplek, het zou zonde zijn als deze tijd hoger wordt.

Plan voldoende online meetings voor je team
Waar bij ons op kantoor normaal dagelijks stand-ups en scrum meetings worden gehouden, zijn deze nu verplaatst naar Skype. Iedereen vertelt waar hij of zij aan heeft gewerkt, vandaag aan gaat werken en waar hij of zij eventueel in vast loopt. Zo blijven wij op de hoogte van de stand van zaken. Zorg wel dat dit soort sessies geen online koffiepauze worden, houdt het puur bij zakelijke informatie.

Nu collega’s elkaar niet meer in levende lijve zien en spreken, vinden er ook geen informele gesprekken plaats bij de koffieautomaat. Thuiswerken kan hierdoor heel afstandelijk en alleen aanvoelen. Plan wekelijks een aantal ‘gezamenlijke koffiemomenten’ in om informeel contact met elkaar te houden en geef medewerkers de ruimte om –met gezonde mate- zelf onderling ook momenten om bij te kletsen te hebben. Op deze manier wordt formele en informele informatie gescheiden, maar is er wel voldoende ruimte voor beiden.

Bereid online meetings goed voor
Ook meetings met klanten vinden in de Coronatijd online plaats. Zorg dat je vooraf alle benodigde gegevens en informatie naar de klant stuurt, net als een agenda van de online vergadering. Zo zijn alle deelnemers goed voorbereid en kan het gesprek duidelijk en gestructureerd verlopen. Daarnaast is het belangrijk om het aantal deelnemers te beperken, wat wellicht vreemd klinkt. Enerzijds is overleg met alle betrokkenen prettig, maar online loop je dan snel tegen de nadelen van online meetings aan. Online heb je sneller dat mensen per ongeluk door elkaar praten, iemand iets later is of een deel van het gesprek mist vanwege een haperende verbinding.

De online meetings zijn een mooie kans om te experimenteren met visuals. Deel je scherm om bijvoorbeeld iets op een computer te demonstreren of om een PowerPoint presentatie te tonen ter ondersteuning van je verhaal. Beeld versterkt je woorden en zorgt ervoor dat informatie krachtiger en beter overkomt.

Online creatieve sessies met Mural

Naast onze ervaringen met digitaal thuiswerken, delen wij ook graag onze ervaring met creatieve sessies met Mural. Normaal doen bij creatieve sessies met elkaar in levende lijve, maar ook dit moet nu –noodgedwongen- online gebeuren. Een mooie kans om hier de juiste tool voor te vinden en te gebruiken. Deze juiste tool hebben wij gevonden in Mural.

Via Skype hebben wij onlangs een retrospective sessie gehouden, waarbij gebruik werd gemaakt van Mural. De deelnemers nemen deel aan de Skype-meeting en loggen daarnaast in bij Mural. In de tool kan je beginnen met een leeg canvas, waar je vervolgens afbeeldingen in kan plakken. Tevens kunnen er dingen getekend worden, grids en shapes worden ingevoerd en kan er een eigen template worden gemaakt. Het is eenvoudig om in- en uit te zoomen, waardoor je het canvas optimaal en over de gehele vlakte kan gebruiken. Onze tip is om vooraf te zorgen voor een canvas die groot genoeg is, zodat er niet tijdens de sessie geswitcht moet worden naar een grotere canvas.

Zelf hebben wij ook gebruikgemaakt van de post-it functie. Hiermee kan iedereen post-its plakken op het canvas, om deze tijdens de sessie te presenteren en uit te leggen. Door de verschillende vormen en kleuren kan je eenvoudig een bepaalde soort post-it toekennen aan een teamlid. Zo blijft er eenvoudig overzicht over alle informatie op het canvas.

Het is belangrijk om vooraf te zorgen dat iedereen overweg kan met Mural, zo haal je het optimale uit de online sessie. Verder is het uiteraard belangrijk dat iedereen op tijd inlogt, zodat je niet op elkaar aan het wachten bent.

Na afloop van de sessie kan het canvas als PDF of JPEG worden geëxporteerd, het canvas wordt dan vervolgens per e-mail toegestuurd.

Meer weten?

Wil je meer weten over digitaal samenwerken? Wij informeren je graag, neem vrijblijvend contact met ons op of download onze whitepaper ‘Moderne detachering is teamsport’.